EDI, PDF, Edi und pdf, 

Bernhard Lehner

April 20, 2023

Alternative WebEDI Schnittstelle: PDF zu EDI

EDI ist schnell und problemlos – aber nicht, wenn PDF-Dokumente im Spiel sind. Semadox löst das Problem und führt PDF und EDI zusammen.

EDI steht für “Electronic Data Interchange”. EDI erleichtert den elektronischen Austausch von strukturierten Geschäftsdaten enorm. Das automatische und elektronische Übermitteln von Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine wäre ohne EDI das absolute Chaos. EDI ist wie eine Übersetzungsschicht, die zwischen den unterschiedlichen Computersystemen liegt. Alle beteiligten System können so Daten in einer für sie verständlichen Form empfangen.

Viele Branchen setzen auf EDI, vor allem der Einzelhandel, die Logistik, in der Fertigung und im Gesundheitswesen. Der Einsatz von EDI ermöglicht Unternehmen eine effizientere Kommunikation, reduzierte Fehleranfälligkeit, beschleunigte Geschäftsprozesse und Kosteneinsparungen durch die Automatisierung von manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Austausch von Geschäftsdokumenten.

EDI wirkt sich laut internationalen Studien natürlich auch auf die unternehmerische Geldbörse aus. Pro Geschäftsfall, also zum Beispiel von der Bestellabwicklung bis zur Rechnungsstellung, bleiben dank EDI rund 51 Euro mehr im Sack.

EDI ist perfekt - aber leider nur fast, wenn PDF ins Spiel kommt

Wo viel Licht, da bekanntlich ja auch Schatten. Jede Schnittstelle und jeder Standard ist immer nur so gut wie die Akzeptanz. EDI funktioniert dann perfekt fehlerlos, wenn immer beide Partner - also Kunde und Lieferant - auf diese Schnittstelle setzen. EDI ist weit verbreitet - vor allem bei großen Unternehmen. Laut einer Umfrage setzen beispielsweise in Deutschland rund 96% der Firmen darauf. Bei fast einem Drittel erfolgt fast die Hälfte des gesamten Nachrichtenaufkommens über EDI.

Fällt Ihnen etwas auf? Genau: Was ist mit den restlichen vier Prozent, die NICHT auf den EDI-Zug aufgesprungen sind? Und was ist mit der anderen Hälfte des Datenaufkommens, das NICHT über EDI abgebildet wird?

Datenübertragung mittels PDF-Dokumenten weit verbreitet

Daten sind immer nur so gut wie ihr schwächstes Glied. Sobald auch nur ein Prozent der Geschäftsdokumente, die ein Unternehmen elektronisch erhält, nicht via definierter EDI Schnittstelle empfangen wird, ist der perfekte Prozess korrumpiert.

Im unternehmerischen Alltag spielen PDF-Dokumente noch immer eine wichtige Rolle beim Datenaustausch. Obwohl PDF für den Datenaustausch von Dokumenten weit verbreitet und nützlich ist, hat es auch einige Einschränkungen, insbesondere wenn es um den strukturierten Austausch von Daten in Geschäftsprozessen geht. PDF-Dokumente enthalten in der Regel unstrukturierte Daten, was bedeutet, dass die Informationen nicht leicht maschinenlesbar sind und spezielle Extraktionsmethoden erfordern.

Und genau an dieser Stelle kommt nun die PDF Automatisierungslösung von Semadox ins Spiel. Semadox konvertiert Daten auf Positionsebene aus Dokumenten wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen vollautomatisch. Die Daten gelangen dabei DSGVO-konform direkt aus dem PDF-Dokument in der Inbox in das ERP System des Unternehmens. Ganz ohne manuelle Bearbeitungen. Zu 100 Prozent fehlerfrei.

Damit ist Semadox die perfekte Lösung, um den Einsatz von EDI zu komplettieren. Nicht alle Geschäftsdokumente stehen via EDI zur Verfügung; sie werden in der Regel als PDF-Dokumente übermittelt. Genau hier hakt Semadox ein.

Bildquelle: Semadox

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