PDF, PDF Dokument, Digitales Dokumentenmanagement

Bernhard Lehner

January 11, 2024

30 Jahre PDF: Eine unvergleichliche Erfolgsgeschichte

Das zweitwichtigste Dokumentenformat des Internets ist "dirty thirty"

Es war bei Gott kein pompöser Geburtstag. Es gab keine rauschende Party, keine Geschenke, und auch keine Geburtstagstorte wurde gebacken. Still und leise wurde aus dem “Twen” ein “Dirty Thirty”. Dabei hätte der Jubilar, gemessen an seiner Bedeutung, eine schrille Party verdient. Das Geburtstagskind: Das PDF Dokument.

Das PDF: Unverzichtbar in der Geschäftswelt

Es ist tatsächlich kaum zu glauben, aber 2023 wurde das Portable Document Format (PDF) 30 Jahre alt. Seit seiner Einführung durch Adobe im Jahr 1993 hat das PDF-Format die Art und Weise, wie wir Geschäftsdokumente handhaben, grundlegend verändert.

Digitalisierungsgrad abhängig von der Unternehmensgröße?

Natürlich gibt es einen Zusammenhang zwischen Unternehmensgröße und Digitalisierungsgrad. Das war dann auch die einzige tröstliche Erklärung der katastrophalen Zahlen der Umfrage: über 90 Prozent der befragten Unternehmen waren Klein- und Kleinstunternehmen. Ein Einzelunternehmer, der 10 Rechnungen pro Monat bekommt, wird wenig Motivation zur digitalen Optimierung haben. Das ausgedruckte PDF ist “good enough”. Auch wenn es viele gute Argumente gäbe, dass auch in diesen Fällen ein komplett digitalisierter Workflow Sinn machen würde; ein paar Arbeitsstunden pro Monat würde man sich ersparen; dazu käme etwa eine perfekte Dokumentation, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und noch so einige Vorteile.

Überall präsent: Das PDF im Internet

Wie groß die Bedeutung für das Internet ist, zeigt sich an den PDF-Dokumenten, die im Internet zu finden sind. Das PDF-Dokument ist das zweitwichtigste Format im Internet überhaupt - weit vor .jpg, .xml oder Plain-Text.

Evolution eines Formats: Von Druck zu Digital

Ursprünglich konzipiert, um die Herausforderungen des Druckens über verschiedene Geräte und Plattformen hinweg zu lösen, hat sich das PDF schnell als unverzichtbares Werkzeug in der modernen Arbeitswelt etabliert.

Innovation und Anpassung: PDFs Entwicklung über die Jahre

Mit der Zeit hat Adobe das Format ständig weiterentwickelt. Sicherheitsfeatures, Kommentarfunktionen, Suchfunktionen und digitale Signaturen wurden hinzugefügt, um die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen und das Vertrauen in das Format zu stärken.

Ein weltweiter Standard: PDF und die ISO

Ein entscheidender Meilenstein war 2008 die Übergabe des PDF-Formats an die International Organization of Standardization (ISO). Seitdem ist das PDF als ISO-Standard 32000 etabliert.

PDF in der digitalen Ära: Anpassung an neue Technologien

Adobe hat nicht aufgehört, das Format zu innovieren. Mit der Integration von Bild- und Videoinhalten und der Entwicklung neuer Verschlüsselungstechnologien, digitalen Unterschriften und Bearbeitungsmöglichkeiten hat das Unternehmen dafür gesorgt, dass das PDF auch in der heutigen digitalen und mobilen Welt relevant bleibt.

Mehr als ein Format: PDF im digitalen Dokumentenmanagement

Für Unternehmen ist das PDF heute mehr als nur ein Dateiformat. Es ist ein zentraler Bestandteil eines umweltfreundlichen, digitalen Dokumentenmanagements. In Kombination mit unserer Data Extraction Software Semadox ist PDF außerdem ein unkomplizierter, sicherer und günstiges Format für den Datentransfer. Mehr Infos zu den vielen Vorteilen von Semadox finden Sie hier.

PDFs Rolle in der Zukunft der Geschäftswelt

Als Manager oder Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen sollten Sie die Vorteile des PDF-Formats nicht unterschätzen. Es bietet nicht nur Zuverlässigkeit und Sicherheit, sondern ist auch ein Schlüsselelement für eine effiziente, digitale Arbeitsumgebung.

Semadox und PDF: Eine leistungsstarke Kombination beim Datentransfer

Die Realität der Datentransfers in vielen Business-Prozessen ist auch im Jahr 2024 noch das PDF-Dokument. Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine werden oft per E-Mail als PDF übermittelt. Das Interface für den Datentransfer ist dabei sehr häuftig der Mensche: MitarbeiterInnen tippen die relevanten Daten in Software wie zum Beispiel ERP-Systeme zur weiteren Verarbeitung. Die Zahl der Dokumente geht dabei oftmals in hunderte, ja tausende Files pro Monat - ein nicht mehr zu unterschätzender Aufwand. Von langweiliger Arbeit für wertvolle MitarbeiterInnen und eine vergleichsweise hohe Fehleranfälligkeit ganz zu schweigen.

Abhilfe schafft hier Semadox: In Kombination mit unserer Data Extraction Software vwandeln sich PDF-Dokumente, zusätzlich zu den bereits genannten Vorteilen, auu einem  unkomplizierten, sicheren und günstigen Format für den Datentransfer.

Bildquelle: Semadox

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