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Bernhard Lehner

January 22, 2024

PDF Digitalisierung: unverzichtbares Werkzeug in der Software-Toolbox von Handelsunternehmen

Digitale Effizienz ist essenziell im Business. Semadox macht den Unterschied bei Digitalisierung von PDFs machen.

Digitale Transformation und Effizienz entscheidet über Sieg oder Niederlage im Business. Das gilt für viele Geschäftsprozesse. Besonders spannend wird die digitale Optimierung aber beim Datentransfer zwischen Unternehmen.

In den letzten 50 Jahren wurden weder Kosten noch Mühen gescheut, um den Austausch von Daten zwischen Unternehmen so schnell, einfach, zuverlässig und günstig wie nur möglich zu gestalten. Unter der Überschrift "Electronic Data Interchange" (EDI) wurde in den 60er Jahren des vorigen Jahrhunderts Standards für den elektronischen Austausch von Dokumenten entwickelt. Diese wurden seither laufend erweitert, verbessert und optimiert.

Ein Format hat sich aber, trotz aller Bemühungen der EDI-Industrie, beim Datenaustausch nicht nur behauptet, sondern gewinnt sogar noch an Bedeutung: das PDF.

Warum ist das PDF-Format (Portable Document Format) 2024 immer noch eine fixe Größe in so vielen Geschäftsprozessen?

Die Gründe dafür sind mannigfaltig. Hier die wahrscheinlich wichtigsten:

Universelle Kompatibilität: Brückenbau in der digitalen Welt

Einer der Hauptgründe, warum das PDF-Format in der Geschäftswelt nach wie vor so beliebt ist, liegt in seiner universellen Kompatibilität. Unabhängig von der verwendeten Hardware oder Software können PDF-Dokumente problemlos von jedem Gerät aus geöffnet und angezeigt werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Lieferanten und Kunden interagieren, die möglicherweise unterschiedliche Technologien einsetzen.

Konsistente Darstellung: Ihr Markenzeichen in jedem Dokument

PDFs stellen sicher, dass Ihr Dokument auf jedem Bildschirm genau so aussieht, wie Sie es beabsichtigt haben. Dies ist entscheidend für Handelsunternehmen, bei denen Genauigkeit in Katalogen, Produktbeschreibungen und Werbematerialien von zentraler Bedeutung ist. Ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild stärkt das Markenimage und fördert das Vertrauen bei den Kunden.

Höchste Sicherheit: Geschäftsgeheimnisse sind sicher

Datensicherheit spielt bei zunehmender Digitalisierung eine zentrale Rolle. PDFs bieten fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, einschließlich Verschlüsselung und digitaler Signaturen, die den Schutz vertraulicher Informationen gewährleisten.

Interaktivität und Barrierefreiheit

PDF-Dokumente können interaktive Elemente wie Hyperlinks und eingebettete Videos enthalten, die das Kundenerlebnis verbessern. Zudem unterstützt das Format die Erstellung barrierefreier Dokumente, was die Zugänglichkeit für alle Nutzer erhöht und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet.

Langfristige Archivierung: Zukunftssichere Dokumentation

Für das langfristige Dokumentenmanagement ist das PDF/A-Format ideal. Es stellt sicher, dass wichtige Geschäftsdokumente über Jahre hinweg lesbar und sicher archiviert bleiben, ein Muss für jeden Operations Manager.

Integration in Geschäftsprozesse: Nahtlose Arbeitsabläufe

Das PDF-Format lässt sich problemlos in bestehende Geschäftssysteme und -prozesse integrieren, was die Effizienz und Produktivität steigert. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der digitale Prozesse den Handel revolutionieren.

Und genau an dieser Stelle kommt Semadox ins Spiel. Semadox ist das Missing Link, wenn es darum geht, die Daten aus einem PDF Dokument mit höchster Zuverlässigkeit, in Quasi-Echtzeit und in jedem beliebigen Volumen zu extrahieren und zur Weiterverarbeitung an jedes beliebige Computersystem zu übergeben.Semadox konvertiert Daten auf Positionsebene aus Dokumenten wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen vollautomatisch. Die Daten gelangen dabei DSGVO-konform direkt aus dem PDF-Dokument in der Inbox in das ERP System des Unternehmens. Ganz ohne manuelle Bearbeitungen. Und das zu 100 Prozent fehlerfrei.Sie haben in Ihrem Unternehmen die Herausforderung, Daten aus PDF-Dateien in großen Mengen extrahieren zu müssen? Dann sollten Sie uns unbedingt unverbindlich kennenlernen!

Bildquelle: Semadox, created with Adobe Firefly

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