Digitalisering, PDF, Semadox, EDI, PBS, PBS Logitek, Automatisering

Bernhard Lehner

April 20, 2023

Wie ein Büroartikel-Multichannel-Händler durch PDF-Automatisierung, Zeit und Kosten spart‍

Datenverarbeitung via PDF ist in vielen Unternehmen vielfache, tägliche Routine. Ungeachtet ihrer Bedeutung läuft sie aber noch immer häufig mit erschreckend geringem Grad an PDF-Automatisierung ab.

Die wichtigste Schnittstelle zwischen den Daten in einem PDF-Dokument und deren digitalen Weiterverarbeitung etwa in einem ERP-System ist noch immer der Mensch. Auf den Punkt gebracht: Daten aus Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen werden von Mitarbeiter:innen über PDFs abgetippt. Das ist teuer, fehleranfällig, langsam - und für die Menschen langwierig und frustrierend.

Bei der PBS Logitek ist die „PDF-Datenschnittstelle Mensch" passé. Bei der PDF-Automatisierung der Auftragseingänge setzt PBS auf Technologie von Semadox. Mit der cloudbasierten Software von Semadox automatisiert PBS die Verarbeitung der Bestellungen, die via PDF-Dokumenten eingehen.

Semadox erfasst die Daten, validiert sie und übergibt sie in strukturierter Form an unser ERP-System zur weiteren Verarbeitung. Keine einzige Mitarbeiterstunde fällt dieser repetitiven Autgabe zum Opfer. Semadox liest dabei sogar die Positionsdaten, also die Detailebene der Dokumente aus. Wir verarbeiten sämtliche Bestellungen, ohne dass wir auch nur eine Arbeitsstunde einer Mitarbeiter:in bereitstellen müssen“., bringt Wolfgang Fürthbauer, Geschäftsführer PBS Logitek GmbH, die Vorteile von Semadox auf den Punkt. In puncto Verarbeitungsvolumen wären keine Grenzen gesetzt. Das System könnte auch ein Vielfaches des aktuellen PDF-Aufkommens mit der gleichen Präzision und ähnlicher Geschwindigkeit verarbeiten. Man habe sich für Semadox auch deshalb entschieden, weil die Anbindung an die Computersysteme der Kunden zügig und unkompliziert funktioniere", so Fürthbauer.

Produktivität signifikant erhöht, Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.

Mit Semadox konnte PBS Logitek die Effizienz beim Verarbeiten des Auftragseinganges gewaltig steigern. Mussten zuvor eingehende PDFs manuell von Mitarbeiter:innen in das Bestellsystem eingetippt werden. Erfolgt dieser Schritt nun vollautomatisch und in Sekundenbruchteilen. Die Mitarbeiter:innen sind von repetitiven und langweiligen Tätigkeiten befreit und können ihre Kompetenzen produktiveren, interessanteren und kundenorientierteren Aufgaben widmen. „Die monatliche Kostenersparnis durch den Einsatz von Semadox ist enorm“., sagt Wolfgang Fürthbauer.

Hohe Geschwindigkeit – und trotzdem keine Fehler.

Semadox verarbeitet 99,9 % der Daten fehlerlos und setzt damit einen Industrie-Benchmark. Die selten auftretenden Fehler werden von einem engmaschigen Monitoring identifiziert und korrigiert. Nicht zuletzt aufgrund dieser extrem hohen „No-Touch-Quote fiel die Wahl von PBS Logitek auf Semadox.

"Unsere Software kann natürlich nicht nur Aufträge verarbeiten. Semadox wird von uns zur Verarbeitung unterschiedlichster Dokumenttypen eingesetzt, wie etwa Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine" sagt Julian Rath, der Geschäftsführer von Semadox. "Im Grunde gibt es bei Layout oder Art der verarbeiteten Dokumente keine Limitationen, solange es sich um ein PDF-File handle", so Rath weiter.

Digitalisierung und dennoch kein IT-Projekt.

Um von den Vorteilen der automatischen Datenverarbeitung durch Semadox zu profitieren, muss ein Unternehmen kein IT-Projekt aufsetzen. Bei PBS gelangen die PDFs via E-Mail zu Semadox - das Einstellen einfacher Routing-Regeln genügt. Die fertig verarbeiteten strukturierten Daten werden via Schnittstelle an das ERP gesendet.

Bildquelle: unsplash.com, Fotograf Tim van der Kuip

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